xxx-69 DirectoryListing Details
ID:55097
Title:Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang - SOP Part 2
URL:http://www.kembar.pro/2014/08/kebijakan-dan-prosedure-hutang-dagang.html
Category:Web Directories
Description:HUTANG DAGANG ( ACCOUNT PAYABLE) Pengadaan untuk keperluan memenuhi bahan baku untuk produksi atau diolah Perusahaan dan untuk keperluan trading dimana bahan baku yang dibeli langsung dijual ke pelanggan. Dan untuk pembeliannya dapat diperoleh dipasaran lokal atau dengan Import dan pembayarannya dapat secara Cash atau dengan tempo. Secara kwantitatif barang yang dibeli mencapai beberapa item, dan untuk menentukan pemasok baik untuk barang-barang yang mempuyai masa (lifetime) panjang maupun untuk barang-barang cepat rusak (perishable) maka hal-hal pokok yang perlu diperhatikan : Pemasok mempunyai fasilitas penunjang yang memadai Produknya sesuai dengan spesifikasi kita dan pemakai barang. Kondisi finansial pemasok yang cukup baik. Harga yang kompetitif dan realistis Pemasok mengutamakan layanan yang terbaik Pemasok jujur & adil kepada konsumen, pekerja dan perusahaannya sendiri. Demi untuk menunjang usaha dalam mempertahankan pelayanan dan kontrak, maka komitmen dengan divisi telah disepakati bahwa pembelian barang-barang manufacture harus langsung ke distributor / pabrik, sejauh masih memungkinkan. Untuk pemasok sayuran dan buah-buahan digunakan pemasok ganda, hal ini untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekosongan barang, sedangkan untuk penentuan pemasok ikan, daging dan ayam harus mempunyai fasilitas yang memadai dari segi prosesing, pengepakan maupun dari segi hygiene dan sanitasi, sehingga resiko penolakan oleh pemakai barang tidak terjadi. Pembelian mendadak: dalam keadaan tertentu pembelian mendadak tidak bisa dihindari, hal ini untuk mendukung kegiatan , dan ini dapat ditelolir dengan syarat : Permintaan telah disetujui oleh pemakai barang (Operation manager) Pembebanan biaya tambahan yang disetujui oleh yang berwenang (Operation manager) System dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih berfokus untuk pengelolaan Hutang dagang, antara lain meliputi : I. Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang II. Prosedur Pengelolaan Hutang Dagang I Kebijakan-kebijakan Hutang Dagang Kebijakan Umum Hutang Dagang Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua): Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa (Service Order Invoice). Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti: pembelian bahan baku, jasa konsultan dll. Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian (PO)/ Kontrak (Contract)/ Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual (misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air, pajak dsb), Biaya Perjalanan Dinas (misalnya: tiket pesawat, rental mobil, hotel, dsb), Prepaid Expenses/Biaya dibayar dimuka (misalnya: bon sementara karyawan, asuransi, sewa gedung,dsb) dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Untuk Invoice dengan PO (3 way matching) yaitu Invoice harus sesuai dengan PO, RR, DO dan Faktur, harus dilengkapi dengan Purchases Order, Receiving Report dan Surat Jalan/Delivery Order. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada Surat Tanda Terima Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah direvisi dari supplier. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head sebelum diserahkan ke Finance Departement. Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui. Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui Dept.Head masing-masing dan Finance Controller dan CFO. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance Departement. Artikel Lainnya: Standard Operating Procedure Accounting & Finance - Part 1 Kebijakan Pembayaran Hutang Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang jatuh tempo. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan untuk digunakan oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash flow/arus kas Bulanan. AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director. Proposal pembayaran dibuat berdasarkan AP Aging/Umur Hutang. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh AP Staff dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu kepada Payment List/Daftar Pembayaran. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan Finance Controller. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau transfer diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 BOD. Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan dicetak. Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung. Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Head of Finance. Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan. AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang secara harian. Payment on purchasing (PO & Non PO) Dengan PO (3 way matching): a. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat Tanda Terima Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari Bagian Purhasing. b. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut: Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat dalam GR (Surat Tanda Terima Barang) dan sesuai dengan yang diorder dalam PO. Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum di invoice supplier. Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui. Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice dengan PO Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice tersebut. Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut. AP Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan. c. Jatuh tempo pembayaran kepada Supplier diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur. d. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari supplier beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem. Jurnal untuk transaksi 3 way matching adalah: Dr. Accrue Purchase Dr. Vat in Cr. Tax Payable – PPh 23 Cr. Account Payable Jurnal sebelumnya pada saat GR adalah: Dr. COGS Cr. Accrue Purchase e. Seminggu sekali AP Staff membuat laporan aging hutang supplier dari sistem. Laporan harus menginformasikan jatuh tempo pembayaran invoice supplier dan mengelompokkan invoice yang belum dibayar tersebut kedalam kategori berikut: · Invoice yang lewat jatuh tempo · Invoice yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) minggu f. Laporan umur hutang harus direview oleh Accounting Manager untuk memilih invoice-invoice yang akan diproses pembayarannya. Accounting Manager memilih invoice-invoice yang akan dibayarkan dengan mempertimbangkan rencana Cash flow, supplier-supplier utama dan supplier-supplieryang harus didahulukan. Hal ini akan didiskusikan dan disetujui oleh Financial Controller. g. AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya. Non PO (2 way matching): a. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User. b. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut: • Nilai tagihan • Jenis transaksi • Vendor atau user kode dan nama • Kelengkapan otorisasi AP Staff kemudian melakukan entry atas invoice tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada vendor sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan. c. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur. d. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem. Jurnal untuk transaksi 2 way matching adalah: Dr. Expense Dr. Vat in Cr. Tax Payable – PPh 23/4(2) Cr. Account Payable e. AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya. Kebijakan Proses Invoice Supplier/Vendor Account Payable/Hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima atau terima faktur. Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti pendukungnya seperti : Surat Tanda Terima Barang/RR, Surat Jalan, faktur pajak, PO. Untuk Invoice dengan PO, maka PO diterima dari Purchasing Dept. setelah PO diterbitkan. Untuk Invoice Non PO, invoice dan dokumen pendukung diterima dari user. Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta bukti-bukti pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada Tanda Terima Faktur. Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti pendukung, untuk Invoice dengan PO maka harus disertai PO, Invoice, Faktur Pajak, Surat Tanda Terima Barang/Jasa/GR, Surat jalan/DO. Untuk Invoice Non PO bukti-bukti pendukung seperti, daftar gaji, bon sementara, laporan penggunaan petty Cash, dll. Invoice harus didukung dengan faktur pajak untuk mencatat PPN. Bagian Pajak harus memverifikasi masa berlaku faktur pajak atas PPN Masukan (Maksimum 3 bulan dari tanggal faktur pajak tersebut dapat dikreditkan) sebelum dilaporkan. Hutang harus dicatat secara sistematis untuk mengidentifikasi kelompok hutang, vendor, syarat dan ketentuan pembelian, dan tanggal jatuh tempo hutang. Pencatatan atas invoice yang diterima merupakan tanggung jawab AP Staff. Tim SSC melakukan proses invoice setiap hari berdasarkan dokumen yang telah discan yang diterima dari lokasi. Tim SSC memastikan akurasi dari akun hutang dan berkoordinasi dengan AP lokasi jika ada akun yang meragukan. Tim SSC membuat laporan harian jurnal, dan mengirimkan laporan tersebut kepada AP Induk Perusahaan untuk direview dan konfirmasi terkait dengan akun-akun tersebut, kode perusahaan dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Kategori umur hutang yang diterapkan oleh Perusahaan: Belum jatuh tempo 1- 30 hari jatuh tempo 31 - 60 hari jatuh tempo 61 - 90 hari jatuh tempo > 90 hari jatuh tempo Kebijakan Prepayment Pembayaran yang menggunakan Cash Advance hanya dapat dilakukan jika memenuhi persyaratan-persyaratan berikut: Pembayaran - pembayaran dimuka yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan pembayaran dimuka kepada Vendor, yang dibagi kedalam PO/SO Invoices dan Non PO/SO Invoices Cash Advance untuk karyawan Pembayaran dimuka untuk PO/SO Invoices adalah seluruh pembelian barang atau jasa yang didukung oleh PO/SO dimana pembayaran penuh atau pembayaran sebagian kepada Supplier dapat dilakukan sebelum barang atau jasa diterima, jenis transaksi ini harus didasarkan pada: Jangka waktu pembayaran atau Term of payment yang telah dicantumkan dalam PO/SO dan juga telah dicantumkan dalam Vendor Master. nvoice Supplier, serta kewajibannya akan ditentukan melalui konsep 3 way matching, jika ada yang berbeda dari kedua syarat tersebut harus didasarkan atas alasan bisnis yang sah dan disetujui oleh Head of Finance. Pembayaran dimuka untuk Non PO Invoices harus diajukan oleh user dan disetujui oleh Head of Dept. dan Head of Finance sebelum diserahkan kepada Finance Dept., disertai dengan alasan bisnis yang sah atau perhitungan bisnis. User yang mengajukan pembayaran dimuka juga bertanggung jawab atas penyelesaian pembayaran dimuka maksimum 2 minggu setelah pembayaran, namun jika penyelesaiannya lebih dari 2 minggu, user harus meminta persetujuan dari Head of Finance. Penyelesaian pembayaran harus didasarkan atas: Supplier invoice/document, Pernyataan oleh user bahwa aktivitas telah berlangsung, Persetujuan dari Head of Dept. dan Finance Controller. Kebijakan Bon Sementara Adanya batasan nominal pemberian Bon Sementara kepada karyawan berdasarkan nature transaksinya dan level karyawan. Pembayaran untuk invoice vendor, peralatan komputer, fixed asset dan pemberian piutang kepada karyawan tidak diperkenankan melalui Bon Sementara. Pengajuan Bon Sementara karyawan telah mendapat persetujuan dari HoD masing-masing dan Finance Controller sebelum diserahkan kepada Finance Dept. Jika karyawan masih memiliki saldo Bon Sementara, maka karyawan tidak diperkenankan untuk mengajukan kembali permintaan Bon Sementara. Mekanisme pengembalian kelebihan atas pemberian Bon Sementara, dikembalikan kepada AP staff melalui Cash atau bank transfer ke rekening Perusahaan. Penyelesaian Bon Sementara harus diselesaikan segera setelah tujuan penggunaan Bon Sementara selesai. Batas maksimum untuk penyelesaian Bon Sementara adalah 7 (tujuh) hari setelah pembayaran untuk Bon Sementara dilakukan, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari HoD masing-masing. Bon Sementara untuk perjalanan dinas harus diselesaikan segera maksimum 3 (tiga) hari setelah kembali dari perjalanan dinas, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari Dept. Head masing-masing. Penyelesaian Bon Sementara harus disertai dengan bukti-bukti pendukung tujuan penggunaan Bon Sementara yang telah ditandatangani oleh HoD masing-masing dan diserahkan ke AP untuk mendapat persetujuan dari Finance Controller. Penyelesaian Bon Sementara untuk perjalanan dinas harus disertai dengan bukti-bukti pendukung seperti: surat tugas, form perjalanan dinas, tiket, dll. Monitoring Bon Sementara dilakukan oleh Accounting Team setiap bulannya untuk memastikan jika ada Bon Sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari. Laporan bulanan atas outstanding Bon Sementara dikirimkan oleh Accounting Team kepada masing-masing HoD yang bersangkutan setiap bulannya. Apabila ada Bon Sementara yang belum diselesaikan hingga melewati batas waktunya agar dibicarakan dengan masing-masing HoD yang bersangkutan dan Human Resources Department untuk dikurangkan dari gaji karyawan yang bersangkutan. Kebijakan AP Period End Closing AP Staff melakukan rekonsiliasi antara Hutang yang tercatat pada Account General Ledger dengan Hutang yang tercatat pada Subsidiary Ledger untuk memastikan posting dan penyesuaian/adjustment telah dilakukan dengan tepat. Rekonsiliasi AP direview oleh Finance Controller. Semua item yang belum direkonsiliasi yang ditemukan pada saat proses rekonsiliasi segera diinvestigasi dan dilakukan follow up dan koreksi atau penyesuaian segera dilakukan. Koreksi atau penyesuaian harus direview terlebih dahulu oleh FC sebelum dilakukan posting ke general ledger. AP Staff setiap 6 bulan sekali melakukan konfirmasi atas saldo hutang vendor dan melakukan rekonsiliasi terhadap akun hutang vendor. Konfirmasi ini dilakukan dengan metode sampling dan telah mendapat persetujuan dari FC. II Prosedur-Prosedur Pengelolaan Hutang Dagang Prosedur menjadi Rekanan/Pemasok Prosedure menjadi pemasok Perusahaan adalah sebagai berikut ; Perusahaan atau perorangan mengirimkan data-data sesuai persyaratan untuk menjadi pemasok sesuai ketentuan Perusahaan. Dari hasil penilaian & analisa telah memenuhi syarat-syarat menjadi Pemasok dan disetujui Perusahaan. Rekaman/suplier/pemasok mengambil formulir pengisian data-pemasok mengisinya dan mengirimkan kembali ke Perusahaan. Data-data pemasok dimasukkan dalam database Perusahaan antara lain, Nama perusahaan, Bentuk perusahaan, Tanggal berdirinya, Nama pimpinan perusahaan, Nama salesman, No Telepon, Alamat Kantor & Gudang, Jenis barang yang akan dipasok, NPWP,Nama & Nomor rekening Bank dan bersedia mengirimkan dokumen yang berhubungan dengan data pemasok bila diperlukan Mendapat persetujuan dari Manajemen Perusahaan. Prosedur pengisian data Pemasok /Rekanan/Suplier : Suplier yang telah disetujui menjadi pemasok mengambil Formulir data Pemasok di Bagian Pembelian Perusahaan. Pengisian data-data pemasok mempergunakan Mesin ketik, atau computer atau dibuat ulang oleh calon rekanan dengan format & Isi sesuai aslinya dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau yang dikuasakan dengan menandatangani diatas materai Rp. 6.000,-. Mengirimkan kembali isian data-data pemasok yang telah lengkap, jelas dan benar ke bagian Pembelian Perusahaan , dan asli diserahkan ke bagian Keuangan. Bagian keuangan mengimput data pemasok dalam system pembayaran dan mengarsipnya meliputi : • Nama pemasok • Nama bank • Alamat bank • Nomor rekening Prosedur Penerimaan Tagihan (tukar faktur) dari pemasok/rekanan/suplier. a. Supplier mengirimkan tagihan lengkap kebagian terima tagihan /tukar faktur meliputi : Kwitansi bermaterai cukup. Faktur asli Surat jalan asli setelah barang diterima oleh Receiver Perusahaan sesuai Purchases Order (PO). Faktur Pajak 2 (dua) rangkap asli dan copy asli (putih dan kuning) Purchases Order /kontrak /SPK. b. Petugas penerima tagihan dari supplier mengecek : Kelengkapan dokumen tagihan. Kelengkapan antara barang yang dikirim dengan PO dan tagihan. c. Setelah lengkap dibuatkan tanda terima faktur disi tanggal dan tanda tangan serta nama jelas penerima dan diberi stampel Receipt. d. Dokumen yang diterima distempel penerimaan tagihan sebagai dasar perhitungan jatuh tempo. Prosedur verifikasi data & dokumen hutang dagang. a. Memasukkan data-data tagihan kedalam buku hutang dan kartu hutang secara periodik (harian) sesuai tanggal terima tagihan dari Supplier. b. Memeriksa dan melengkapi dokumen meliputi : Tagihan/kwitansi bermaterai. Surat Jalan asli Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning) Purchases Order asli atau yang dilegalisir. Receiving report asli Faktur pembelian intern asli c. Memeriksa kebenaran data hutang sesuai PO dan Price list/kontrak/SPK antara lain : Harga Kuantitas Term of payment dan syarat-syarat lain. Secara umum Prosedur Proses Invoice Supplier/Vendor adalah sebagai berikut : a. AP Staff telah menerima invoice supplier/vendor beserta dokumen pendukungnya (Faktur Pajak, RR, Surat Jalan dan PO). b. AP Staff memverifikasi invoice beserta dokumen pendukungnya tersebut dengan memeriksa sbb: Kuantiti yang tertera di invoice dengan kuantiti yang tertera pada Good Receive notes dan Purchase Order. Spesifikasi item/barang yang tertera diinvoice dengan RR dan PO. Nilai rupiah per item/barang yang tertera diinvoice dengan RR dan PO. Nama supplier yang tertera diinvoice dengan Faktur Pajak PPN. Masa/periode atas PPN Masukan tersebut (lebih dari 3 bulan tidak dapat dikreditkan sebagai PPN Masukan). c. AP Staff melakukan entry ke dalam sistem atas invoice supplier/vendor dan mencetak Tanda Terima Faktur. Tanda Terima Faktur tersebut yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan giro. d. Jatuh Tempo pembayaran hutang supplier/vendor terhitung sejak tanggal yang tertera pada Tanda Terima Faktur tersebut. e. AP Staff melakukan entry ke dalam sistem untuk membukukan transaksi atas invoice supplier/vendor tersebut(mencatat hutang supplier dan jatuh tempo pembayarannya). f. Untuk Invoice Non PO, AP Staff menerima invoice beserta dokumen pendukungnya dari user. AP Staff memeriksa kelengkapan dokumen dan tandatangan persetujuan dari masing-masing Dept. Head sebelum memproses pembayaran atas invoice tersebut. g. AP Staff melakukan pembayaran hutang supplier/vendor sesuai dengan jatuh tempo pembayarannya. Prosedur perencanaan pembayaran hutang dagang. a. Membuat data-data hutang dagang per supplier berdasarkan tanggal tukar faktur dan jatuh tempo pembayaran. b. Membuat analisa umur hutang berdasarkan tanggal tukar faktur. c. Mamasukkan data-data hutang kedalam rencana pembayaran berdasarkan : Term of payment/jatuh tempo pembayaran hutang per supplier. Jumlah hutang yang akan dibayar. Memperhatikan skala prioritas karena kontrak, keperluan mendesak dan lainnya. Mempertimbangkan jumlah dana yang tersedia.( atau dana yang akan masuk) Prosedur pembuatan credit nota dari retur beli oleh Pemasok . Atas barang yang dibeli , dilakukan pengembalian barang karena tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui, misalnya karena mutu, ukuran, expired date dan lain sebagainya, maka atas retur beli tersebut dibuatkan dokumen credit note oleh pemasok dengan prosedure sebagai berikut : a. Bagian penagihan menerima bukti-bukti pengembalian barang atau jasa dilengkapi : Purchases order, Kontrak, atau SPK ke pemasok Surat pengembalian barang barang, jasa dari warehouse. b. Bagian tukar faktur penagihan menerima credit note dengan perincian : Nota retur pebelian dengan diberi nomor Bukti pengembalian barang atau jasa Copy tagihan dari suplier dinota retur kan Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan ( nota perhitungan dan lainnya) c. Data nota retur tersebut diverifikasi oleh petugas verifikasi hutang d. Dibuatkan tanda terima atas penyerahan credit nota atas retur pembelian tersebut e. Membukukan dalam buku retur pembelian dan diarsip. Prosedure pembuatan debit nota atau credit nota dari transaksi koreksi : Tagihan yang diterima dari pemasok dilakukan koreksi karena ada kesalahan baik kesalahan atas penagihan dari suplier atau karena koreksi oleh bagian verifikasi perusahaan. Dokumen yang dipergunakan oleh pemasok adalah dengan debit nota untuk kekurangan dalam penagihan dan sebaliknya credit nota bila yang ditagihkan lebih besar dari yang sesungguhnya, koreksi ini dapat dari harga, kwantity atau harga & kwantity dan kesalahan lainnya. Prosedure pembuatan kredit nota atau debit nota adalah sebagai berikut : a. Bagian Penerima tagihan menerima bukti-bukti kesalahan dari penagihan dan dilengkapi : PO, Kontrak, atau SPK ke pemasok Tagihan atau Faktur/kwitansi /DO yang harus dikoreksi b. Bagian tukar faktur menerima debit nota atau kredit nota dengan perincian : Debit nota atau credit nota dengan bernomor Nota perhitungan jumlah kekurangan atau kelebihan yang harus dikoreksi Faktur pembelian/tagihan yang harus dibebit atau kredit nota kan Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan ( nota perhitungan dan lainnya) c. Data Debit nota atau kredit nota tersebut diverifikasi oleh bagian Tukar faktur dan diberi tanda terima d. Membukukan dalam buku , kartu hutang dan diarsip. Prosedur Pembayaran Hutang Dagang Prosedur pembayaran hutang dagang adalah sebagai berikut : Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran. Memeriksa pembayaran sesuai rencana pembayaran hutang yang telah dibuat. Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash, (diambil/transfer), NPS SCB atau cara pembayaran lainnya. Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang ( persetujuan bilyet giro, cek, tunai , transfer dengan NPS SCB atau cara lainnya) Cek saldo untuk memastikan dana tersdia. Melakukan pelaksanaan pembayaran. Posting dalam buku kas atau buku bank Memasukkan ke kartu hutang Arsip dokumen pembayaran. Pembayaran hutang dagang non budget. Pembayaran hutang dagang dilakukan sesuai budget/ anggaran yang telah dibuat dan disetujui, namun senantiasa hutang yang tidak dianggarkan dapat dilakukan dengan mendapatkan persetujuan dari direksi atau owner atau yang ditunjuk dengan prosedur sebagai berikut : Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran. Memeriksa pembayaran sesuai persetujuan pembayaran hutang non bubget ke direksi atau owner atau yang ditunjuk , karena tidak dinggarkan dalam anggaran perusahaan. Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash, (diambil/transfer), NPS SCB atau cara pembayaran lainnya. Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang ( persetujuan bilyet giro, cek, tunai , transfer dengan NPS SCB atau cara lainnya) Cek saldo untuk memastikan dana tersdia. Melakukan pelaksanaan pembayaran. Posting dalam buku kas atau buku bank Memasukkan ke kartu hutang atau langsung ke pembelian bila sebelumnya tidak dibukukan ke pos Hutang Dagang Arsip dokumen pembayaran. Prosedur Bon Sementara User mengajukan permohonan Form Bon Sementara kepada atasannya langsung untuk mendapatkan persetujuan. Form Bon Sementara mencakup seperti: nama user, tanggal Form Bon Sementara, jumlah yang diajukan, tujuan penggunaan bon sementara. User menyerahkanForm Bon Sementara yang telah disetujui dan ditandatangani tersebut kepadaAP Staff. AP Staff membuat voucher pembayaran berdasarkan Form Bon Sementara tersebut dan menyerahkan kepada Finance Controller dan Finance Director untuk disetujui dan ditandatangani. AP Staff melakukan proses pembayaran kepada user berdasarkan voucher pembayaran atas bon sementara yang telah disetujui dan ditandangani tersebut. Untuk perjalanan dinas, user mengajukan Form Bon Sementara disertai dengan Surat Tugas, Form Perjalanan Dinas, tiket,dll. Accounting Team melakukan monitoring dan membuat laporan jika ada bon sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari dan mengirimkan laporannya kepada HoD masing-masing user setiap bulannya. Journal entry untuk Cash Advance: (Pada saat pengeluaran Cash Advance): Dr. Cash Advance Cr. Petty Cash Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika terdapat pengembalian sisa Cash Advance): Dr. Expense Dr. Petty Cash Cr. Cash Advance Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika terdapat kekurangan Cash Advance): Dr. Expense Cr. Petty Cash Cr. Cash Advance Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika jumlah pemakaian Cash Advance telah sesuai dengan Expense) Dr. Expense Cr. Cash Advance Secara menyeluruh Prosedur Pembayaran Hutang Dagang adalah sebagai berikut : AP Staff membuat perencanaan pembayaran hutang supplier/vendor setiap bulannya untuk digunakan dalam pembuatan perkiraan Cash flow mingguan. Berdasarkan perencanaan pembayaran tersebut, AP Staff mengajukan proposal pembayaran hutang supplier/vendor untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director setiap minggu. Isi dari proposal pembayaran hutang supplier/vendor mencakup nama supplier/vendor, tanggal tanda terima faktur, jatuh tempo pembayaran, umur hutang, no. Invoice supplier/vendor, dan jumlah hutang. Didalam pengajuan proposal pembayaran hutang supplier/vendor tersebut, AP Staff telah membuat pemilihan dan prioritas hutang supplier/vendor yang akan dibayarkan. Berdasarkan proposal pembayaran hutang yang telah disetujui oleh FC dan FD, AP Staff melakukan proses pembayaran hutang supplier/vendor. Proposal pembayaran hutang disertai dengan dokumen-dokumen pendukung, seperti : invoice, copy faktur pajak, RR, Surat Jalan, PO (untuk transaksi dengan PO – 3 way matching). Untuk pembayaran kepada vendor telah disertai dengan dokumen pendukung seperti: invoice, faktur pajak dan PO. Berdasarkan proposal pembayaran yang telah disetujui tersebut, AP Staff menyiapkan pembayaran hutang supplier (voucher pembayaran bank, menulis jumlah hutang yang akan dibayar pada giro, nama penerima giro, tanggal giro, tanggal pencairan giro atau transfer). AP Staff mengajukan giro-giro yang akan dibayar untuk hutang supplier dan voucher pembayaran bank beserta dokumen pendukungnya (Proposal Pembayaran Hutang Supplier/Vendor) untuk direview dan ditandatangani oleh Finance Controller, Finance Director (sesuai dengan otoritas untuk pembayaran antara Perusahaan dengan Bank yang bersangkutan). AP Staff melakukan entry pelunasan hutang supplier/vendor didalam sistem atas giro-giro/ transfer yang telah ditandatangani tersebut dan setelah giro-giro tersebut diserahkan kepada supplier/vendor. Pelunasan hutang supplier diakui pada saat giro pembayaran telah diterima oleh supplier. Penanganan hutang dagang bermasalah : Tidak hanya piutang yang bermasalah, tetapi hutang dagang bisa bermasalah, dan sebagaian besar terjadi karena kurang memperhatikan syarat-syarat jual beli dan mengesampingkan administrasi, dan apabila tidak dimanage dengan baik dikemudian hari baru timbul masalah . Contoh-contoh masalah dari hutang dagang yaitu antara lain : Pemenuhan barang atau jasa tidak sesuai order atau melebihi order, atau order pemesanan via telepon tanpa dokumentasi, timbul masalah waktu penagihan.. Penagihan untuk harga, quantity atau specification atau tanggal pengiriman tidak sesuai PO, atau PO tidak dikirim ke Supplier . Perbedaan persepsi dalam perjanjian seperti finalty dan lain-lain Untuk hutang-hutang bermasalah difile tersendiri dan dibuatkan kronologisnya mengapa hutang ini dapat bermasalah, layak untuk dibayar atau tidak, dan seberapa jauh pengaruhnya terhadap komitmen dan nama baik perusahaan. Penanganan hutang bermasalah dengan prosedure sebagai berikut : a. Bagian verifikasi hutang dagang yang mengetahui bahwasanya hutang dagang tersebut bermasalah segera menyampaikan ke manager keuangan untuk mengambil langkah penyelesaian. b. Apabila Hutang dagang tersebut masih layak untuk dibayar segera minta ke bagian yang terkait untuk dilengkapi dokumen pendukungnya terdiri dari : Tagihan/kwitansi bermaterai. Surat Jalan asli Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning) Purchases Order asli atau yang dilegalisir. Receiving report asli Faktur pembelian intern asli c. Apabila hutang dagang tersebut tidak layak bayar segera dikembalikan ke pemasok atau menfilenya dalam dokumen hutang dagang bermasalah, hal ini untuk menjaga penyalahgunaan dokumen tersebut. d. Sesuai prinsip konservative, maka membukukan dalam kewajiban lain-lain atau ke pos hutang dagang. Pelaporan hutang dagang : Pengelolaan hutang dagang harus ditangani secara profesional, intinya bahwa hutang dagang harus ditangani secara serius, seluruh bentuk hutang dagang harus dicatat secara tertib , up to date baik yang telah menjadi hutang dagang atau yang belum menjadi hutang dagang karena tagihan dari pemasok belum diterima, walaupun barang atau jasa telah diserahkan. Untuk itu akan dibuatkan laporan agar penerima laporan atau manajemen dapat membaca, menganalisa, dan mengambil langkah-langkah untuk keputusan yang tepat, itulah pentingnya dibuat laporan secara tertulis, terperinci , tepat waktu dan akurat. Laporan-laporan dalam mengelola hutang dagang antara lain : a. Laporan aktivitas Hutang dagang terdiri dari : Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama supplier/pemasok, golongan, saldo awal, mutasi (Pembelian dikurangi pembayaran) Koreksi debet & kredit dan saldo akhir , Keterangan. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh. b. Laporan umur Hutang dagang (aging account payable) terdiri dari : Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier,30 hari, 60 hari, 90 hari, diatas 90 hari dan total vertikal , total horizontal Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh. c. Laporan piutang dagang lewat jatuh tempo terdiri dari Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no tetepon, invoice (no tagihan/Receiving report, tanggal dan nilai), term op payment, umur hutang. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh. d. Laporan Hutang dagang bermasalah Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no tetepon, Tagihan (no tagihan, tanggal dan nilai), term of payment, umur hutang, Keterangan disi laporan kronologis sampai menjadi hutang bermasalah. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh. Untuk formulir laporan dapat dilihat contoh formulir berikut, dan disuaikan sesuai kebutuhan manajemen perusahaan. Prosedur AP Period End Closing AP Staff melakukan rekonsiliasi hutang antara buku besar hutang supplier/vendor dan buku besar pembantu hutang supplier/vendor yang tercatat di sistem. AP Staff segera membuat penyesuaian atau koreksi jika ditemukan item yang belum direkonsiliasi pada saat dilakukannya rekonsiliasi dan menyerahkannya kepada Finance Controller untuk direview dan disetujui sebelum dilakukan posting ke general ledger. AP Staff menyerahkan laporan rekonsiliasi hutang supplier/vendor kepada Finance Controller untuk direview dan disetujui. Surat-menyurat yang berhubungan dengan hutang dagang Surat undangan tender. Surat permintaan penawaran harga Surat penawaran harga Surat konfirmasi hutang. Surat permohonan penundaan pembayaran hutang Surat Promes/Aksep/Sanggup. Lain-lain. Formulir-formulir Formulir-formulir yang diperlukan untuk keperluan administrasi Hutang Dagang antara lain : Isian data pemasok Form Price list Perbandingan harga dari pemasok (Canvass Sheet) Tanda Terima (Tukar Faktur) Purchases Order. Faktur pembelian Kartu hutang Form laporan : Laporan aktivitas hutang, Laporan umur hutang, Laporan hutang yang lewat jatuh tempo, dan laporan hutang bermasalah.
Link Owner:ferry rinaldi
 
RatingsAverage rating: (0 votes)
You must be logged in to leave a rating.
Average rating: (0 votes)